第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。
第三条 本制度适用于本会及其下属各分支机构。
第二章 印章的刻制和启用
第四条 印章的刻制
一、本会印章的刻制均须报经会长批准，由秘书长开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。
二、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。
三、未经本会秘书长审核、会长审批，任何个人不得擅自刻制印章。擅自刻制印章的一经发现，必须追究其责任，由此造成的民事、经济、法律纠纷和后果，由当事人自行承担。
第五条 印章的启用
一、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查并向福建省民政厅等有关部门备案。
二、印章启用应报会长批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。
第三章 印章使用和文件规范
第六条 秘书处行文使用两个文号，即“闽×协字”和“闽×协秘字”。“闽×协字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖协会印章。“闽×协秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。
第七条 各类行文实行谁起草谁校对的原则。秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第八条 以“闽×协字”发出的各类文件需经本会会长签发，以“闽×协秘字”发出的各类文件需经本会秘书长审批签发。
第九条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第十条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第十一条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《福建省文化志愿者协会文件传阅处理表》，报秘书长或协会领导阅批。
第十二条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
